Empower COVID-19 Intervistë me Suela Tuci / Organizimi i eventeve online, sfidat dhe mundësitë

Intervistë me Suela Tuci / Organizimi i eventeve online, sfidat dhe mundësitë

“Kam mësuar se njerëzit do të harrojnë atë që u keni thënë, do të harrojnë atë që keni bërë për ta, por kurrë nuk do e harrojnë si i keni bërë të ndihen” kjo shprehje më vjen ndër mend, teksa kujtoj të gjitha eventet, festat ku kisha qenë pjesëmarrëse.

Ngjarjet e rëndësishme të jetës sonë, qofshin mbledhje të vogla familjare, datëlindje apo evente të përmasave më të mëdha, lënë shenjë në memorien tonë, ndaj kushdo që ka përgjegjësinë e organizimit të tyre, duhet të kujdeset që ky i fundit të ngjallë ndjesi pozitive e të jetë i paharrueshëm. Situata me të cilën u përballëm në fillim të këtij viti, ndryshoi rrjedhën e shumë ngjarjeve, ashtu si teknologjia u dha zgjidhje shumë problemeve që linden gjatë kohës së pandemisë.

Zhvillimet e fundit na përballën me shumë sfida dhe ngritën shumë pikëpyetje, por atyre lidhur me organizimin e eventeve në këtë periudhë të vështirë, u është përgjigjur Suela Tuci e cila mban postin e Chief Operating Officer (COO) në kompaninë Iceberg Communication.

A ishte më i vështirë organizimi i një eventi online duke qenë se ishte një situate e re dhe thuajse e panjohur për të gjithë ne?

Së pari më duhet të pranoj që eventet virtuale nuk mund të zëvendësojnë kurrë eventet fizike për vetë ndjesinë dhe emocionet që përjeton kur je fizikisht në një event. Së dyti jo çdo event mund të organizohet online, mendoni lançimin e një produkti, ku të ftuarit duhet të shikojnë e të shijojnë nga afër produktin e ri. Ndjesia dhe emocioni në një  koncert live nuk mund të jetë i njëjtë me një koncert që ndjek nga një pajisje digjitale. Megjithatë, për organizuesit e eventeve, të cilët janë mësuar të përballen me sfida të ndryshme edhe në gjendje të zakonshme, eventet në këtë kohë nuk konsiderohen si vështirësi por thjesht një sfidë tjetër. Ndërkohë që në Shqipëri eventet virtuale ose siç njihen eventet online janë një koncept i ri dhe i praktikuar jo shumë, në botë eventet virtuale dhe eventet hibride (kombinim i fizik dhe virtual) janë organizuar normalisht në vitet e fundit. Mund të them që pas “epokës” së Covid-19 edhe në Shqipëri organizimet e eventeve do marrin një dimension tjetër. Nëse më parë, për një fjalim 30 minuta, një folës në një event i duhej të fluturonte nga një vend në një vend tjetër duke shpenzuar të paktën 2 ditë, sot si diçka shumë normale mund të ftohet ta mbajë këtë fjalim nga studio apo zyra e tij kudo është.

Cilat do ishin disa nga platformat që ju do sugjeronit?

Eventet virtuale po bëhen çdo ditë e më popullore, sidomos në kohën kur bota vijon të përballet me një situatë të tillë. Fatmirësisht, teknologjia moderne ka bërë të mundur për kompanitë të organizojnë evente të mrekullueshme online, të cilat konkurojnë edhe ato me pjesëmarrje fizike. Në Shqipëri platformat më të njohura që janë përdorur në masë gjatë pandemisë janë Zoom, Google Meet dhe Go to webinar të cilat mendoj që janë mëse të volitshme jo vetëm për faktin se ofrojnë disa shërbime falas apo me kosto shumë të ulët por, mundësojnë mbjedhjen e të dhënave të pjesëmarrësve, si dhe japin mundësinë për ta regjistruar eventin. Ndërkohë në botë ka edhe qindra platforma të tjera të cilat kompanitë përdorin për webinare, konferenca apo evente të tjera, ku mund të përmend Bigmarker, On24 apo Inxpo. Megjithatë secila platform ka specifikat e veta dhe do sugjeroja që paraprakisht të bëhet një vlerësim se cila platformë përshatet për llojin dhe dimensionin e eventit që do organizohet.

A kishit vështirësi në organizimin e një eventi në kohë pandemie?

Në fakt, shumë evente si festivale, shfaqje, koncerte, inagurime, konferenca të cilat ishin planifikuar në Mars dhe fillim Prilli u anulluan ose u shtynë; ndoshta kjo edhe për faktin që situata ishte pak e paqartë. Por më vonë njerëzit e kuptuan që nuk kishin pse anullonin të gjitha llojet e eventeve, thjesht duhet të përshateshin me situatën dhe t’i organizonin eventet virtualisht. Siç e përmenda më parë jo çdo event mund të organizohet online si psh. shfaqjet artistike apo aktivitete të tjera kulturore, por evente si trajnime, konferenca apo datëlindje sigurisht mund të organizohen edhe virtualisht. Si organizues eventi, nëse ke një linjë të mirë interneti, nëse je familjar me platformën të cilën do menaxhosh eventin online dhe nëse tregohesh kreativ mund të organizosh një event të mrekullueshëm edhe online.

Çfarë përfitimesh ka organizimi i një eventi online?

Eventet virutale kanë përfitime për të dy palët, organizuesit e eventit dhe pjesëmarrësit gjithashtu. Ka disa arsye se përse eventet virtuale kanë shumë përfitime. Për të përmendur së pari se, eventet online arrijnë një audiencë shumë më të gjerë. Nëse një event ndodh në një vend apo qytet të caktuar, jo çdo person i interesuar mund të arrijë ta ndjekë qoftë për arsye udhëtimi. Me një event virtual, udhëtimi nuk është më një problem. Në përgjithësi, kostot janë padiskutim më të ulëta si për organizuesit ashtu edhe për pjesëmarrësit. Organizuesit e eventit nuk kanë pse rezervojnë një sallë të madhe apo të punësojnë staf të përkohshëm. Madje këto kursime mund të kalojnë në secilin pjesëmarrës në formën e zbritjes në çmimin e biletës. Së fundmi, eventet virtuale janë totalisht të matshme. Me anë të të dhënave, organizuesit mund të marrin raporte të sakta mbi pjesëmarrësit dhe të mësojnë cila pjesë apo cili sesion u ndoq më shumë, sa persona e ndoqën, ku jetojnë këta ndjekës, si i blenë biletat e shumë më tepër.

Cilat ishin mënyrat e marketingut me të cilat arritët tek audienca juaj?

Interneti i ka ndryshuar rregullat e marketingut. Patjetër në formë digjitale, artikuj në portale online, rrjete sociale, e-mail marketing, krijimi i eventeve online.

Si arritët të përcillnit emocion duke mos pasur kontaktin e drejtpërdrejtë?

Ndjeshmëria e audiencës në situata të pazakonta dhe të paqarta është shumë herë më e madhe. Duhet të jesh shumë i kujdeshëm që të përçosh mesazhin e duhur në formën e duhur. Pavarësisht qëllimit që mund të ketë eventi, pozitiviteti dhe fryma e optimizimit besoj se janë elementet parësore që duhet të udhëheqin eventin. Një elementet tjetër i rëndësishëm në një event, është edhe bashkëveprimi duke përcjellë emocion në një formë kreative si dhe përfshirja e të ftuarve në bisedë e bashkëveprim. Eventet të cilat ne kemi organizuar këtë periudhë janë trajnime, webinare dhe datëlindje. Elementet që nuk kanë munguar në trajnime dhe webinare kanë qenë ice-breaking games, iu është dhënë mundësia e prezantimit dhe përfshirjes së pjesëmarrësve, si dhe mundësinë e network-ut me anë të ndarjes në dhoma virtuale. Ndërsa datëlindjet, edhe pse në distancë, na kanë dhënë mundësinë ne si organizues të jemi më kreativ qoftë në dekor, përzgjedhjen e tematikës, argëtimin me anë të lojrave dhe plot surpriza për përsonin i cili kishte datëlindjen.

Si arritët të ruanit motivimin e stafit organizues dhe njëkohësisht të pjesëmarrësve?

Ishte një situatë e pazakontë që ndoshta pak persona në botë mund ta kenë përjetuar më parë një pandemi e tillë. Përjetimi i një situate të tillë na bëri të gjithëve të ndihemi të pasigurtë. Megjithatë, Iceberg Communication ka bërë maksimumin të përçojë pozitivitet, mbështetje dhe argëtim si tek stafi ashtu edhe tek pjesëmarrësit.

Çfarë këshillash do i jepnit fillestarëve në fushën e organizimit të një eventi?

Organizimi i eventeve është një fushë sa e bukur dhe argëtuese aq edhe sfiduese dhe me përgjegjësi. Shumë gjëra mësohen nga eksperienca megjithatë disa këshilla që besoj se do ndihmonin këdo që organizon një event janë:

  • Bëni sa më shumë studime e kërkime për klientin si dhe praktikat më të mira në vend dhe në botë.
  • Mbani gjithmonë në vëmendje qëllimin dhe objektivat e atij eventi si dhe mbani të informuar klientin.
  • Siguroni partner të besueshëm si dhe një skuadër të aftë për të organizuar këtë event duke ndarë përgjegjësitë dhe detyrat.
  • Motivoni e mbështetni skuadrën.
  • Përgatisin çdo gjë shumë kohë më parë fillimit të eventit duke i dhënë mundësi korrigjimit të një gabimi apo rregullimit të një problematike.
  • Keni gjithmonë një plan kontigjencë për çdo të papritur që mund të ndodhë.
  • Dokumentoni eventin me anë të fotove dhe videove për referenca të mëtejshme.

Nëse eventi është online:

  • Zgjidhni platformën online të duhur për nevojat e eventit tënd.
  • Përfshini një miksim të përmbajtjes mes transmetimit direkt dhe atij të regjisturar që ti jepni mundësinë që nëse nuk arrijnë ta ndjekin direkt, të kenë mundësinë ta ndjekin eventin më vonë.
  • Përdorni kamera dhe mikrofon profesional.
  • Përgatisni një set -up të përshtatshëm.
  • Mbani pjesmarrësit të angazhuar.

Si përfundim, eventet virtuale mund të jenë një instrument i fuqishëm, edhe nëse organizohen gjatë një pandemie apo jo. Nëse mendon një ide kreative, e promovon siç duhet dhe zgjedh platformën që të përshtatet, eventi mund të organizohet suksesshëm dhe kështu kontribon në kthimin e normalitetit të audiencës gjatë kësaj kohe sfiduese e të mundimshme.

_____________

/përgatiti Jona Koruti, Content Editor pranë Empower Magazine Albania.

Empower Team
Empower Teamhttp://www.empowermag.al
Empower Team kujdeset të publikojë artikuj të përzgjedhur që i shërbejnë 100% karrierës, rritjes personale dhe zhvillimit profesional.

Must Read

Nis kursi i parë i programimit “Java from Scratch” nga SDA Albania në partneritet me Protik dhe AADF

Software Development Academy në bashkëpunim me Qendrën Protik dhe Fondacionin Shqiptaro-Amerikan për Zhvillim (AADF) dhe në partneritet me Bashkinë e Tiranës dhe Agjensinë Kombëtare...

Si të ndalojmë krahasimin me të tjerët në rrugën drejt arritjes së qëllimeve

“Krahasoje veten më shumë me të tjerët" është një nga këshillat që asnjeri nuk ka nevojë ta dëgjojë. Pse? Sepse krahasimi i vetes me të tjerët...

Intervistë me Suela Tuci / Organizimi i eventeve online, sfidat dhe mundësitë

"Kam mësuar se njerëzit do të harrojnë atë që u keni thënë, do të harrojnë atë që keni bërë për ta, por kurrë nuk...

6 këshilla praktike për menaxhimin efektiv të burimeve njerëzore në kompanitë tuaja

"Më pëlqen të ndihmoj të tjerët“ dhe "Jam një person i orientuar nga njerëzit’’ janë dy arsye të zakonshme që profesionistët e Burimeve Njerëzore...

A. Guterres (OKB): të mësojmë nga kjo krizë pandemie për t’u ringritur më të fortë

COVID-19 po i sulmon shoqëritë në thelbin e tyre, duke marrë jetë dhe duke cënuar jetesën. Sipas Fondit Monetar Ndërkombëtar (FMN), efektet potenciale në...

Fuqizoni vetveten!

www.empowermag.al është platforma #1 dixhitale dhe e vetme në Shqipëri dedikuar karrierës dhe zhvillimit personal e profesional.