Empower Zhvillim Personal dhe Profesional Produktivitet 11 këshilla praktike për menaxhimin efektiv të kohës

11 këshilla praktike për menaxhimin efektiv të kohës

Menaxhimi i kohës ka të bëjë me përdorimin efektiv të kohës tuaj. Si e tillë ajo kërkon planifikim, përmbajtje të planit dhe disiplinë. Sipas parimit Pareto, 80% e rezultateve vijnë nga 20% e përpjekjeve. Si rrjedhojë, nga gjithçka që bëni, vetëm 20% e përpjekjeve janë me rëndësi jetike. Diferenca prej 80% nuk kontribuon shumë në arritjen e rezultateve. Mendoni sa shumë do të arrinit nëse do të përqëndroheni më shumë tek 20% i kohës që ka me të vërtetë rëndësi.

Më poshtë jepen 11 këshilla praktike për t’ju ndihmuar në maksimizimin e kohës tuaj, si kusht thelbësor për një karrierë të suksesshme dhe jetë të shëndetshme.

  1. Vendosni qëllime të qarta: është e rëndësishme që ju të dini se cilat janë qëllimet tuaja afatshkurtra dhe afatgjata – kjo do t’ju mundësojë të dalloni midis asaj që është e rëndësishme në këtë moment. Pasi të keni qartësuar qëllimet tuaja, ju mund të planifikoni dhe të përgatisni një rend hapash për t’i arritur ato.
  2. Bëni një listë të detyrave për tu kryer: lista me detyrat është miku juaj më i mirë. Përcaktimi i detyrave ju ndihmon të rrisni produktivitetin me 20%, të pastroni mendjen tuaj dhe të kurseni energji dhe stres. Nëse nuk mund të përgatisni në mbrëmje një listë të detyrave për të nesërmen, bëjeni atë në mëngjes duke shpenzuar rreth 5-10 min për të planifikuar aktivitetet tuaja ditore. Detyrat komplekse organizojini në detyra-njësi më të vogla të cilat ju ndihmojnë t’i menaxhoni me lehtësi.
  3. Vendosni se cilat detyra kanë prioritet: egziston mundësia që listën tuaj të detyrave të mos ta mbaroni në kohë. Në këto rrethana, nevojitet të siguroheni që detyrat tuaja më të rëndësishmë janë kryer. Për tu siguruar që kjo do të ndodhë nevojitet që të vendosni se cilat detyra kanë prioritet – urgjente dhe/ose të rëndësishme.
  4. Skeduloni aktivitetin tuaj ditor: duke marrë në konsideratë listën e detyrave për tu kryer sipas prioritetit, nevojitet të ndërtoni një skedul (ditor dhe javor) duke përcakuar kohën tuaj të angazhimit. Orari duhet të jetë realist, bazuar tek natyra e punës, dinamika dhe ngjarjet e pritshme. Skedulimi orar i detyrave ju ndihmon të mos humbisni kohë dhe energji mbi atë se cfarë duhet të bëni – nevojitet thjesht disiplinë për ta respektuar.
  5. Thuajini stop zvarritjes së detyrave: për disa njerëz zvarritja e detyrave është një problem kronik dhe pengesë për suksesin personal dhe profesional. Nëse detyrën tuaj po e zvarritni është e rëndësishmë të analizoni arsyet – prisni kohën e duhur; humorin e duhur, nënvlerësim i kohës së kërkuar ose vështirësia e detyrës, apo është kthyer në një zakon të keq? Zgjidhja e vetme është të veproni në mënyra të tjera.
  6. Menaxhoni emailin dhe telefonatat tuaja: për shumë persona email-et dhe telefonatat përbëjnë një pengesë në menaxhimin efektiv të kohës. Nësë pozicioni dhe natyra juaj e punës nuk kërkon disponibilitet të vazhdueshëm, përpiquni t’i edukoni njoftuesit tuaj për orarin tuaj të përgjigjeve. Në këtë menyrë do të mund të ruani fokusin tuaj. Leximi i emailit dhe përgjigja e telefonatave duhet parashikuar në momente të caktuara të ditës.
  7. Mbani një regjistër kohor të aktiviteteve tuaja ditore: regjistri ndihmon të gjurmoni aktivitetet tuaja dhe ngarkesën orare. Regjistri paraqet një pamje realiste se si e kaloni kohën tuaj – do habiteni se sa kohë ju duhet për të përmbushur detyrat tuaja dhe se sa kohë harxhoni kot pa e kuptuar. Regjistri ju ndihmon të kuptoni nivelin tuaj të energjisë në momente të ndryshme të kohës gjatë ditës, si dhe të planifikoni detyrat duke i alokuar në varësi e përshtatje me nivelin tuaj të energjisë. Psh. Nëse jeni më i përqëndruar dhe kreativ në mëngjes, atëherë përdoreni këtë moment të ditës për të bërë detyra ku kërkohet një nivel i lartë i përqëndrimit dhe kreativitetit – mos e humbni atë kohë për detyra të tjera.
  8. Bëni pushime të regullta gjatë ditës: pushimet ju mbajnë mendjen e freskët dhe ju ndihmojnë të ktheheni në punë më një përqëndrim më të lartë. Nësë punoni pa ndërprerje, ju do kurseni orë, por do të punoni me më pak produktivitet. Rekomandohet të bëni disa pushimë të shkurtra gjata ditës për të rimarrë energji.
  9. Kujdesuni për mjedisin/infrastukturën dhe sistemet tuaj/a: organizimi i mjedisit të punës, organizimi i dosjeve në PC dhe menaxhimi i postës elektronike, etj do ju marrë kohë në afatshkurtër, por do ju kursejë kohë në afatgjatë.
  10. Delegoni nësë dhe sa mundeni: Nësë koha nuk ju favorizon për ta bërë gjithçka vetë delegoni detyrat më pak të rëndësishme apo detyrat që do të kryheshin më mirë nga një person tjetër.
  11. Mësoni si të thoni JO: Kjo është jashtëzakonisht e rëndësishme, pasi koha dhe burimet tuaja janë të kufizuara. Si rrjedhojë, nuk mund të pranoni çdo gjë që ju kërkohet. Ju duhet të përqëndroheni në atë që është e rëndësishme. Ju e dini shumë mirë kur mund të thoni JO. Bëjeni!

Burimi: www.careerfaqs.com.au

Empower Team
Empower Teamhttp://www.empowermag.al
Empower Team kujdeset të publikojë artikuj të përzgjedhur që i shërbejnë 100% karrierës, rritjes personale dhe zhvillimit profesional.

Must Read

7 rregulla për pyetjet e intervistuesve të punës të cilat rezultojnë në punësime efektive 

Disa nga rregullat e realizimit të intervistave të punëve nuk rezultojnë se kanë efekt tashmë. Për shembull, nuk ekziston me një pyetje surprizë e...

Fokusohuni tek vetja. Kini kurajo të fitoni përvojë, më shumë se thjesht para!

A ju ka ndodhur ndonjëherë të ngriheni në mëngjes dhe të thoni: Dreq o punë! Sa keq! Ky vend nuk bëhet më! Sa fatkeq...

10 aftësitë më të kërkuara në 2020 sipas Forumit Ekonomik Botëror

Zhvillimi i shpejtë teknologjik dhe dixhitalizimi i vendit të punës po e bën të vështirë për punonjësit përshtatjen e tyre me nevojat e punëdhënësit....

Rezistenca, ndër aftësitë më të rëndësishme që duhet zotëruar për një jetë të lumtur

Për sipërmarrësin, shkrimtarin dhe kryeredaktorin e revistës The Best You - dedikuar zhvillimit personal, Benardo Maya, rezistenca është një nga aftësitë më të rëndësishme...

UK-Albania Tech Hub – mundësia që biznesi juaj (start-up) të kalojë në një fazë të re zhvillimi

UK-Albania Tech Hub, program i mbështetur nga Ambasada Britanike në Shqipëri ka hapur thirrjet për aplikim të sipërmarrësve (start-up), me afat deri...

Regjistrohuni TANI! Eksploroni dhe fuqizoni potencialin tuaj!

www.empowermag.al është platforma #1 dixhitale dhe e vetme në Shqipëri dedikuar karrierës dhe zhvillimit personal e profesional.